Для решения множества задач и снижения прокрастинации необходимо структурировать свой распорядок дня. Этому нас учили ещё в школе. Жаль, что нас не учили распределять нагрузку и планировать отдых. Ведь для повышения эффективности так важно соизмерять поставленные задачи и собственные силы, учитывать временные затраты и форсмажоры.
Зачем нужно расписание дня
Согласно статистическим социальным исследованиям в мегаполисах одно из первых мест в рейтинге психологических проблем занимает «стресс повседневной жизни». Он опережает насилие (любых форм и размеров), панические атаки и социофобию. Времени мало — дел много. Сорентироваться в том, что первично, а что может подождать — тоже проблема. На фоне ограниченности ресурсов (как временных, так и психических), расцветает прокрастинация.
Многие оставляют расписание на неделю, на месяц. Современные гаджеты позволяют ставить напоминалки для встреч и важных событий. И всё равно многое не успевается, забывается и проходит мимо.
Хорошо структурированный распорядок дня позволяет минимизировать потери и снизить тревожность. Последняя часто сопровождает тех, кто планирует много, а успевает мало. Индивидуальное, а главное честное расписание поможет разобраться с нагрузками и отдыхом, понять, на что уходит время.
Как составить удобное и честное расписание дня
Индивидуальный распорядок дня лучше всего планировать накануне ежедневно. Календарь в телефоне хорош своими настойчивыми звуковыми эффектами, заметки в телефоне или планшете всегда под рукой. И всё же, написанное от руки расписание работает лучше. Во-первых, в конце дня есть возможность оценить сделанное. Во-вторых, текст от руки лучше фиксируется в памяти. В-третьих, в большинстве карманных ежедневников 2 стороны: удобно с одной стороны писать долгосрочные намерения, дела, которые можно «воткнуть» между основными событиями и при переносах встреч; а с другой стороны — непосредственно распорядок дня.
Есть особенности создания индивидуального распорядка дня. Так простой список дел и планов является малоэффективным средством. Очень многое остаётся вне поля зрения: учёт времени, своих особенностей и потребностей, форс-мажоры.
После составления нескольких дневных расписаний, вы поймёте, что и как вам удобнее фиксировать и как распоряжаться освободившемся временем. А пока, представляю список самых важных моментов для распорядка дня:
-
Старайтесь максимально точно рассчитывать время
Указывайте не только начало какого-либо дела, но и его завершение. При этом учитывайте дополнительные времязатраты. Например, вы знаете, что дорога от места А до места Б занимает примерно 40 минут. В расписании будет эффективнее прибавить минут 10 на пробки или изменение маршрута. Запись будет выглядеть примерно так: «17:30-18:20 — Поездка в Б.». Другой вариант — отмечать выход из одного пункта и начало действия в другом: «17:30 — выход из дома; 18:20 встреча с____».
-
Определитесь с приоритетами
Это позволит вам понять, как поступить в случае опазданий и смещений запланированных дел. Например, вы находитесь на оформлении документов, но не учли количество человек в очереди и уже подходит время для отъезда на встречу. Что важнее в данный момент и возможно ли опаздать на встречу? В ряде случаяв вполне допустипо пропустить какое-то дело и следовать расписанию дальше. Так и психика целее будет, и успеете больше.
-
Учитывайте ваши «слабости» и потребности
Не исключайте из расписания перекуры, время на игры, общение по телефону, отдых и соц.сети. Во-первых, так вы точно будете знать, сколько времени на это тратите (или можете себе позволить потратить). Во-вторых, вы не можете отказаться от походов в туалет или перекусов, но можете учесть их. В третьих, невелика вероятность, что вы отведёте в расписании на интернет-сёрфинг более 4х часов подряд («мало ли кто увидит»), но точно будете знать, сколько времени себе на это отвели. В четвёртых, если вы всегда опаздываете или встаёте только с третьим оповещением будильника — не пишите желаемое, пишите реальное: самообман приведёт к «поплывшему» расписанию и самобичеванию в конце дня.
Благодаря таким заметкам, вы не будете удивлены, что за всякими мелочами быстро пролетел день, а важные дела остались нетронутыми.
-
Планируйте перерывы и отдых
Перерывы (особенно в сложных делах) очень важны. У взрослого человека концентрация сохраняется до 40 минут, потом уровень внимания к объекту начинает снижаться. Разбивайте одно бльшое дело на этапы, а промежутки заполняйте разминкой, перерывом на кофе или короткой прогулкой. Такой осознанный подход повысит вашу эффективность.
Старайтесь полностью прописывать все составляющие дня — и важные дела, и незначимые, и отдых. Учитывайте время на просмотр фильма, чтение, медитации, спорт или просто горизонтальное положение тела с созерцанием структуры потолка.
-
Разбавляйте дела «надо», делами «хочу»
Смена деятельности разгружает и позволяет переключиться. Но положительное подкрепление (в виде приятных занятий) приведёт к повышению мотивации и результативности.
-
Отмечайте в одной графе несколько дел, если их можно сделать одновременно
Скорее всего, вы так и делаете, но не учитываете. Многие за завтраком читают новостную ленту, за ланчем обсуждают рабочие вопросы или изучают иностранный язык за рулём. Записывая такие вещи, вам проще будет понимать сколько вы на самом деле делаете.
-
Ставьте напоминалки на смартфоне
Особенно, если это касается занятий, на которых можете «зависнуть». Звуковые оповещения однозачно привлекут к себе внимание, непозволив забыть о расписании.
-
Помечайте сделанное
Не обязательно сразу. Главное, чтобы в конце дня больше 50% из запланированного, было отмечено решённым или вычеркнуто. Приятно осознавать, что вы справились с поставленными задачами. И не забывайте хвалить себя за это.
-
Не планируйте слишком много
Во-первых, взглянув на своё расписание, состоящее из сложных, важных и неотложных дел, вы рискуете впасть в уныние и прокрастинацию. Эти «двое из ларца одинаковых с лица» (с) вполне могут испортить вам весь замысел. Во-вторых, перегрузив себя в один день, следующий вы потратите на восстановление, что сильно снизит работоспособность и мотивацию к дальнейшим достижениям. Определяйте для себя оптимальную нагрузку.
-
Придерживайесь своего собственного распорядка
Это, пожалуй, самый сложный пункт. Тут и борьба с самим собой, и со своими привычками, и с внешними факторами в виде близких и не очень, отвлекающих от дел. Но помните, этот распорядок дня составили вы сами для себя. Помните и о целях, которых хотите достичь, благодаря этому расписанию.